会社の制服クリーニング費用は誰が負担？経費科目と退職時ルール

会社の制服クリーニング費用は誰が負担するのか

会社の制服を清潔に保つことは、企業の印象を左右する大切な要素と言えます。ここでは、クリーニング費用の負担先がどのように決まるのかを説明します。

負担のケース	特徴と傾向
会社負担	衛生管理が厳しい工場や医療機関などで多く見られる。一括で業者に委託することが多い。
自己負担	一般的なオフィスワークの制服や飲食店の制服などに多い。自宅で洗濯するケースも含まれる。
一部補助	会社がクリーニング代の一部を手当として支給したり、提携サービスの割引を提供したりする。

費用負担の原則は就業規則や雇用契約に基づく

クリーニング代の負担について、法律で一律の決まりがあるわけではなく、会社ごとの取り決めに委ねられているのが実情です。

労働基準法では、労働者に費用を負担させる場合は就業規則への記載が求められています。そのため、まずは自身の勤務先の就業規則や雇用契約書を確認することが大切です。

ルールが明記されていない場合は、会社側と従業員の間で認識のズレが生じやすくなります。入社時や制服支給のタイミングで、どのような取り決めになっているか担当部署へ尋ねておくと安心できるはずです。事前に話し合っておくことで、後々の金銭的なトラブルを避けることにつながります。

参考：労働基準法 | e-Gov 法令検索（第89条第5号）

会社負担になるケースと自己負担になるケースの具体例

会社が費用を全額負担するのは、衛生管理が厳格な工場や医療機関などに多い傾向があります。こういった職場では、会社が業者と一括契約を結び、まとめてクリーニングに出す仕組みが整えられているようです。

例えば、食品加工工場では白衣や帽子を高頻度で交換・洗浄するケースもあり、個人での管理が難しいため会社側が一括して対応することが一般的です。同様に、病院やクリニックなどの医療機関でも、感染症対策の観点から制服の衛生管理を会社が担うことが多くなっています。

一方で、一般的なオフィスワークの制服やカフェのエプロンなどは自己負担となるケースも珍しくありません。これらは比較的汚れが少なく、自宅での洗濯が可能なものが多いため、個人の裁量に任せられることが多いようです。飲食店のユニフォームなども、自宅で洗える素材であれば自己負担とする企業が多い傾向にあります。

また、クリーニングの費用を一部補助する手当を支給している企業も存在します。例えば、月額数百円から数千円程度のクリーニング手当を給与に上乗せしたり、提携するクリーニング業者の割引券を配布したりする形が見られます。こうした補助制度がある場合は、積極的に活用するとよいでしょう。

会社の制服クリーニング代を経費にする際の勘定科目

企業がクリーニング代を負担する場合、適切な勘定科目で処理することが求められます。状況に合わせて正しい科目を選ぶことが、正確な経理処理につながるでしょう。

勘定科目	使用するケースの例
福利厚生費	全従業員を対象として、制服のクリーニング費用を会社が負担する場合
衛生費	食品工場などで、高い衛生基準を維持する目的でクリーニングを行う場合
外注費	外部の専門業者に、定期的なクリーニング業務を委託している場合
雑費	クリーニングの頻度が少なく、負担する金額も少額にとどまる場合

一般的には福利厚生費として処理する

全従業員に対して平等に制服を支給し、クリーニング代も会社が負担する場合は福利厚生費を使用します。

福利厚生費として認められるためには、一部の役員や社員だけを優遇しないことが条件となります。特定の従業員だけにクリーニング代を支給すると、給与として課税される可能性があるため注意が必要です。

給与課税されてしまうと、結果として従業員の税負担が増えることになりかねません。会社全体で公平なルールを設けることが、適切な経理処理の第一歩と言えます。経理担当者は、支給対象が全社員に及んでいるかをしっかりと確認しておくことが大事です。

クリーニングの頻度や目的に合わせた勘定科目の選び方

福利厚生費以外にも、利用目的や金額規模に応じて使い分けが必要です。

例えば、食品工場などで高い衛生基準を維持するためのクリーニングであれば、衛生費を用いることが適しています。また、外部の専門業者に定期的にクリーニングを委託している場合は、外注費として処理することも選択肢の一つです。利用頻度が極めて少なく、金額も少額である場合は、雑費として計上することもあります。

どの勘定科目を選ぶにしても、一度決めた科目は継続して使用することが求められます。毎月異なる科目で処理してしまうと、後から見返したときに費用の推移が分かりにくくなるからです。社内の経理マニュアルに勘定科目のルールを記載しておくことで、担当者が変わってもスムーズに引き継げるでしょう。

経費処理を行う際の具体的な仕訳例と注意点

経費として計上する際は、領収書やレシートをしっかりと保管しておくことが基本となります。現金で3万円のクリーニング代を支払った場合、借方に福利厚生費として3万円を記入し、貸方に現金を記入する仕訳になります。社内で「クリーニング費」という独自の勘定科目を設定して、管理を分かりやすくしている企業もあるようです。

税務調査が入った際にも、なぜこの科目で処理したのかを論理的に説明できるようにしておくことが重要です。金額が大きくなる場合や特殊なケースでは、税務上の判断が必要になることもあります。迷ったときは自己判断せず、税理士などの専門家に相談すると安心できるでしょう。正確な帳簿付けを心がけることで、会社の財務状況をクリアに保つことができます。

退職時に制服を返却する際のクリーニングルール

退職が決まり、会社に制服を返却する場面でも、クリーニングに関する疑問が生じやすいものです。円満に退職の手続きを進めるためのポイントを確認していきましょう。

確認事項	内容と対応方法
費用の負担先	就業規則を確認し、従業員負担か会社負担かを明確にする
返却の状態	次の人が使えるよう「現状復帰」させてから返却するのが基本マナー
クリーニングの証明	クリーニング店で付けられたタグやカバーは外さずにそのまま返却する
郵送時の対応	型崩れを防ぐため、たたみ仕上げを指定して丁寧に返送する

退職時のクリーニング費用は自己負担となるケースが多い

制服を返却する際は、次に使う人のために清潔な状態へ戻す「現状復帰」がマナーとされています。そのため、退職に伴うクリーニング代は従業員自身が負担するケースが一般的と言えます。

就業規則に「クリーニングをして返却すること」と定められている場合は、それに従う必要があります。自分ではきれいに洗濯したつもりでも、プロのクリーニングに出さないと汚れが落ちきらないこともあるでしょう。万が一クリーニングせずに返却すると、後から実費を請求される可能性もあるため気をつけたいところです。

円満な退職を迎えるためにも、最終出勤日までに余裕を持ってクリーニングに出しておくことをおすすめします。

制服の現状復帰に関する範囲とトラブルを防ぐポイント

現状復帰とは「次に使う人がそのまま使える状態に戻す」ことを指し、必ずしも新品同様まで戻す必要はありません。具体的には次のポイントを押さえておくと安心です。

クリーニング店から戻ってきた制服は、タグやビニールカバーを外さずにそのまま返却することをおすすめします。タグがついていることで、確かにクリーニングに出したという明確な証明になるからです。もし会社側からカバーを外すように指示があった場合は、領収書を保管しておくと後々のトラブルを防ぐことができます。

郵送で返却する場合は、シワになりにくい「たたみ仕上げ」などを選ぶと、より丁寧な印象を与えられるでしょう。ハンガー仕上げのままだと、段ボールに入れたときに型崩れしてしまう恐れがあります。返却方法や期限についても、退職の手続きを進める中で人事担当者にしっかりと確認しておくと安心です。

会社の制服クリーニングに関するよくある質問

制服の取り扱いについては、細かな疑問を持つ方も多いことでしょう。ここでは、現場でよく耳にする質問とその回答を整理して紹介します。

よくある質問	回答の要点
会社指定の業者を使うべきか	一括契約によるメリットがあるため、基本的には指定業者を利用する。
指定外の業者を使った場合	経費精算の対象外となる恐れがあるため、事前の確認が必須となる。
個人事業主でも経費になるか	ロゴ入りなど、事業遂行上明らかに必要であると証明できれば可能。
プライベートの服との区別	領収書に具体的なただし書きをもらい、事業用であることを客観的に示す。

会社指定のクリーニング業者を使わなければならないのか

会社が特定のクリーニング業者と一括契約を結んでいる場合は、指定の業者を利用することが基本となります。一括契約により料金が割安になっていたり、集配サービスを利用できたりと、会社側のメリットにつながるケースが多いからです。

個人で自由に業者を選びたい場合は、事前に担当部署へ確認をとるようにすると安心です。指定業者以外の利用は経費精算の対象外となることもあるため、事前の確認が重要となります。

また、特殊な素材の制服は、指定業者でないと正しい処理ができないケースもあるようです。自己判断で別の店舗に持ち込み、生地を傷めてしまうリスクも考慮しておく必要があります。

個人事業主の場合に制服クリーニング代は経費になるのか

個人事業主であっても、仕事で使う衣服のクリーニング代を経費にすることは可能です。ただし、私服との区別が明確であり、事業遂行上明らかに必要であることを証明できる場合に限られます。

例えば、店名や企業ロゴが大きく入ったユニフォームであれば、私用で着ることはないため経費として認められやすいでしょう。一般的なスーツなどを経費にするのは難しいため、業務専用であることを客観的に示せるようにしておくことが求められます。

領収書には「作業着クリーニング代として」といった具体的なただし書きをもらっておくと、確定申告の際にもスムーズです。プライベートの衣服と一緒にクリーニングに出す場合は、事業用と私用でレシートを分けてもらう工夫も大切になります。

先述の通り、衛生管理基準が高い職場では会社がクリーニング業者へ一括委託するケースが多く見られますが、その委託先選びで悩む担当者様も少なくないでしょう。

ダスキンユニフォームサービスの抗菌クリーニングは、生地を傷めることなく菌を減少させる抗菌剤を使用し、塩素系薬剤は不使用のためカラーユニフォームも安心してお任せいただけます。事業所専用の宅配クリーニングにも対応しており、専用BOXでの定期集荷・配送により店舗への持ち込みは不要。ほつれや破れの修理・補修もあわせて行っており、まとめて衛生管理を任せられる体制が整っています。まずはお気軽にお問い合わせください。

※抗菌とは、製品表面における菌の増殖を抑制する状態。全ての菌に効果があるわけではありません。